Zapytanie ofertowe na wykonanie zadania dostawy i wymiany podzielników kosztów z odczytem radiowym wraz z rozliczaniem kosztów centralnego ogrzewania w 30 nieruchomościach Spółdzielni Mieszkaniowej „Agat” w Złotoryi

I. Zamawiający:

Spółdzielnia Mieszkaniowa „AGAT” w Złotoryi, ul. J. Słowackiego 2, 59-500 Złotoryja

II. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wymiana oraz wszystkie czynności umożliwiające i mające na celu wykonanie wymiany istniejących podzielników na nowe przystosowane do odczytu radiowego w 30 nieruchomościach stanowiących zasób Spółdzielni Mieszkaniowej „Agat” w Złotoryi, w szczególności:

1. Inwentaryzacja grzejników w mieszkaniach.
2. Dostawa i wymiana elektronicznych podzielników kosztów centralnego ogrzewania ze zdalnym odczytem radiowym na fabrycznie nowe elektroniczne podzielniki ze zdalnym odczytem radiowym w 27 nieruchomościach mieszkalnych wielorodzinnych będących w zasobach Zamawiającego.
3. Dostawa i wymiana wyparkowych podzielników kosztów centralnego ogrzewania na fabrycznie nowe elektroniczne podzielniki ze zdalnym odczytem radiowym  w 3 nieruchomościach mieszkalnych wielorodzinnych będących w zasobach Zamawiającego.
4. Sporządzenie protokołów montażu dostarczonych i wymienionych podzielników kosztów centralnego ogrzewania, obejmujących w szczególności dane użytkownika, adres lokalu, w którym dokonano montażu, numer zamontowanego podzielnika na danym grzejniku, rodzaj grzejnika (żeliwny, aluminiowy, płytowo – stalowy), wielkość grzejnika (ilość żeber, płyt), moc grzejnika, data montażu, oraz podpisy montera i użytkownika lokalu oraz ewentualne uwagi z montażu.
5. Utylizacja zdemontowanych podzielników na koszt Wykonawcy zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
6. Dostawa i montaż urządzeń do komunikacji z podzielnikami kosztów, względnie dokonywanie odczytów zamontowanych podzielników kosztów centralnego ogrzewania lub udostępnienia sprzętu do ich odczytu przez Zamawiającego.
7. Założenie bazy danych do rozliczeń kosztów ciepła.
8. Rozliczanie kosztów zużycia energii cieplnej na cele centralnego ogrzewania, odrębnie dla każdego węzła, budynki i każdego lokalu, na podstawie wskazań zamontowanych radiowych  podzielników kosztów ogrzewania, z uwzględnieniem obowiązującego u Zamawiającego Regulaminu oraz obowiązujących przepisów prawa, w szczególności dyrektywy EED, ustawy z dnia 10.04.1997r. Prawo energetyczne wraz z przepisami wykonawczymi oraz rozporządzeń ministra Klimatu i Środowiska.
9. Uruchomienie portalu internetowego dla Zamawiającego oraz dla lokatora.

Ilość podzielników kosztów podlegających wymianie oraz termin wymiany określa Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości podzielników ciepła podlegających wymianie w stosunku do ilości wskazanej w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.

III. Wymagania Zamawiającego względem Wykonawcy:

Minimalne wymogi dla radiowych podzielników kosztów:

1. Możliwość montażu na dowolnym typie grzejnika.
2. Podzielniki muszą być zabezpieczone przed możliwością ingerencji w ich oprogramowanie drogą radiową.
3. Zakres stosowania dla instalacji wysokotemperaturowych.
4. Wbudowana bateria zabezpieczająca bezawaryjny czas pracy minimum 10 lat.
5. Programowanie daty rozpoczęcia i zakończenia okresu rozliczeniowego.
6. Rejestrowanie w pamięci procesora wartości zużycia z okresów pośrednich (np. miesięcznych) oraz z okresu rozliczeniowego przez minimum rok.
7. Możliwość odczytu na podzielniku jednostki zużycia bieżącego i z poprzedniego okresu rozliczeniowego.
8. Elektroniczne zabezpieczenie przed próbą manipulacji lub nieuprawnionym demontażem.
9. Możliwość kontroli prawidłowego działania, eksploatacji oraz przeprogramowywania podzielników bez konieczności wchodzenia do mieszkań.
10. Dwukierunkowy system transmisji danych podzielnika.
11. Możliwość rozbudowy systemu radiowego o odczyt przez portal Internetowy.

Oczekiwane warunki dla operatora systemu rozliczeniowego:

1. Dokonywanie odczytów zamontowanych podzielników kosztów centralnego ogrzewania, bądź udostępnienie sprzętu do jego odczytu przez Zamawiającego.
2. Prowadzenie zbiorczych rozliczeń kosztów ogrzewania dla węzłów oraz rozliczeń indywidualnych dla poszczególnych lokali mieszkalnych.
3. Przekazywanie Zamawiającemu dokumentów rozliczeniowych w postaci wydruków oraz w formie plików komputerowych.
4. Przeszkolenie pracowników Zamawiającego do współpracy w zakresie obsługi systemu rozliczeniowego.
5. Dokonywanie rozliczeń zgodnych z uwzględnieniem obowiązującego u Zamawiającego Regulaminu, obowiązujących przepisów prawa, w szczególności dyrektywy EED,  ustawy z dnia 10.04.1997r. Prawo energetyczne wraz z przepisami wykonawczymi oraz rozporządzeń ministra Klimatu i Środowiska, obejmujących

w szczególności:

• ustalenie minimalnego i maksymalnego zużycia ciepła dla każdego okresu rozliczeniowego,
• przekazanie dodatkowych informacji dotyczących kosztów zakupu ciepła nie rzadziej niż raz w roku (forma graficzna)
• zamieszczanie informacji o zaliczkach na poczet ogrzewania na rachunku indywidualnym

6.   Umożliwienie użytkownikom lokali uzyskanie informacji o zużyciu raz w miesiącu,

Oczekiwane warunki dla portalu internetowego:

1. System odczytów umożliwiający przekazywanie danych bez pracy inkasenta.
2. Urządzenia do odczytów winny posiadać wbudowaną baterię zabezpieczająca bezawaryjny czas pracy minimum 10 lat i  umożliwiać montaż bez prowadzania dodatkowych przewodów.
3. Archiwum rozliczeń.
4. Porównywanie zużycia mediów w całym budynku w ujęciu historycznym.
5. Analiza zużycia ciepła w mieszkaniu z podziałem na pomieszczenia.
6. Analiza zużycia ciepła w mieszkaniu w przeliczeniu na m2 w odniesieniu do średniego zużycia w  całym budynku.
7. Generowanie raportów dziennych/tygodniowych/cyklicznych.
8. Raportowanie o błędach.
9. Umożliwienie użytkownikowi lokalu dostępu do danych o:
   • zużyciu na koniec każdego miesiąca ciepła w mieszkaniu
   • zużyciu na koniec każdego dnia ciepła w mieszkaniu,
   • wielkości wskazań podzielników na dany dzień,
   • zużyciu w mieszkaniu ciepła w odniesieniu do średniej w budynku.

IV. Przewidywany czas realizacji zamówienia: do 2 miesięcy.

Zamawiający oczekuje wskazania przez Wykonawcę możliwego terminu realizacji zlecenia.

V. Warunki płatności:

Zamawiający oczekuje wskazania przez Wykonawcę możliwych warunków i terminów realizacji płatności.

VI. Sposób sporządzenia oferty:

1. Ofertę należy sporządzić wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Ofertę składa się w jednym egzemplarzu.
3. Do oferty należy załączyć:
   • oferowane warunki dokonywania odczytów zamontowanych podzielników kosztów centralnego ogrzewania, bądź udostępnienie sprzętu do jego odczytu przez Zamawiającego,
   • oferowane warunki prowadzenia zbiorczych rozliczeń kosztów ogrzewania dla węzłów oraz rozliczeń indywidualnych dla poszczególnych lokali mieszkalnych,
   • charakterystykę oferowanego portalu internetowego dla Zamawiającego i lokatora,
   • odpis z KRS lub CEiDG Wykonawcy,
   • certyfikat lub specyfikację podzielnika kosztów centralnego ogrzewania oferowanych do montażu,
   • kartę gwarancyjną lub warunki gwarancji,
   • referencje lub wykaz minimum 3 prac dotyczących wykonania prac objętych zakresem przedmiotu 
     zamówienia w ostatnich 5 latach przed złożeniem oferty,
   • kopię aktualnej polisy OC Wykonawcy,
   • potwierdzenie uiszczenia wadium, o którym mowa w pkt. VIII niniejszego Zapytania ofertowego.
4. Oferta i wszystkie dokumenty oraz strony oferty powinny być podpisane przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wykonawcy.
5. Wartość oferty należy podać w PLN liczbowo i słownie.
6. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, niezbędne do jego wykonania.
7. Cenę należy podać odrębnie dla:
   • wykonania prac, o których mowa w pkt II.1-4 niniejszego Zapytania ofertowego w przeliczeniu na jeden podzielnik,
   • wykonania prac w zakresie dostawy i montażu urządzeń do komunikacji z podzielnikami kosztów, o których mowa w pkt II.6 niniejszego Zapytania ofertowego,
   • wykonania prac w zakresie dokonywania odczytów zamontowanych podzielników kosztów centralnego ogrzewania, o których mowa w pkt II.6 niniejszego Zapytania ofertowego w przeliczeniu na jeden podzielnik, lub udostępnienia sprzętu do odczytu zamontowanych podzielników kosztów centralnego ogrzewania samodzielnie przez Zamawiającego,
   • wykonania prac, o których mowa w pkt II.7-8 niniejszego Zapytania ofertowego w przeliczeniu na jeden podzielnik,
   • uruchomienie portalu internetowego dla Zamawiającego,
   • uruchomienia portalu internetowego dla lokatora w przeliczeniu na jednego lokatora.
8. W ofercie należy wskazać możliwy termin wykonania prac,
9. W ofercie należy wskazać warunki oraz długość okresu udzielonej gwarancji i rękojmi na:
   • podzielniki i zamontowaną w nich baterię,
   • urządzenia do komunikacji z podzielnikami kosztów, o których mowa w pkt II. 6 Zapytania ofertowego i zamontowaną w nich baterię,
   • urządzenia do odczytu, o których mowa w pkt II.6 Zapytania ofertowego w przypadku udostępnienia Zamawiającemu sprzętu do samodzielnego odczytu,
   • prace montażowe,
10. Zamówienie jest niepodzielne.
11. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

VII. Miejsce i  termin składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć osobiście lub listownie w siedzibie Zamawiającego 59-500 Złotoryja ul. J. Słowackiego 2, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Dostawa i wymiana podzielników kosztów z odczytem radiowym wraz z rozliczaniem kosztów centralnego ogrzewania w 30 budynkach Spółdzielni Mieszkaniowej „Agat” w Złotoryi – nie otwierać” w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28.07.2025r.  do godz. 13:00. Oferty dostarczone po ww. zostaną zwrócone bez otwierania.
2. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
3. Otwarcie ofert nie jest jawne.

VIII. Wadium oraz zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz roszczeń z tytułu gwarancji i rękojmi

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium ani zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz roszczeń z tytułu gwarancji i rękojmi.

IX. Pytania do oferty można kierować drogą e-mailową na adres: biuro@smzlotoryja.pl w terminie do dnia 23.07.2025r. 

X. Osoba uprawniona do kontaktu z Wykonawcami: Dariusz Kłodnicki tel. 76 878 37 47

XI. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1. przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z Wykonawcą,
2. przedłużenia terminu do składania ofert,
3.  niedokonywania wyboru oferty i unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.